Assistenz (w/m/d) Abteilungsleitung Vertriebsbetreuung

Besetzung zum: 01.09.2026

Zuständige Ansprechperson für die Position: Mario Ciapanna (recruiting@deka.de)

Wir sind die DekaBank – das Wertpapierhaus der Sparkassen und einer der größten Fondsanbieter in Deutschland. Wir entwickeln erstklassige Produkte und sind nahe an unseren Kundinnen und Kunden. Mit individuellen Anlagelösungen unterstützen wir die Sparkassen bei der Beratung. Wir entwickeln neue Angebote für das digitale Wertpapiergeschäft. Sind Sie bereit? Gestalten wir gemeinsam die Finanzwelt der Zukunft! Was wir bieten? Ein modernes Arbeitsumfeld. Wir fördern Zusammenhalt genauso wie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten für die persönliche Karriere. Denn alle unsere Mitarbeitenden bringen ihre Kreativität, Leidenschaft, Persönlichkeit und ihr Know-how ein – und das macht uns zu dem, was wir sind.

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn sieben Kalender, drei Meetings und eine kurzfristige Terminverschiebung gleichzeitig auf Sie einprasseln? Dann sind Sie bei uns die ruhige Hand, auf die sich Führungskräfte verlassen können.

Gestalten Sie mit – organisieren, koordinieren und kommunizieren Sie auf Augenhöhe mit Führungskräften. In dieser verantwortungsvollen Assistenzrolle sind Sie zentrale Schnittstelle für reibungslose Abläufe, effiziente Prozesse und eine wertschätzende Zusammenarbeit.

Sie erwartet:

• Administrative Unterstützung & Office Management: Sie unterstützen die 8 Abteilungsleitenden im Tagesgeschäft und übernehmen vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben. Dazu gehören die eigenständige Erstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Vorlagen. Bei Bedarf vertreten Sie das Bereichsleitungssekretariat zuverlässig.
• Terminmanagement & Veranstaltungsorganisation: Sie koordinieren Meetings, Jour fixes und interne Veranstaltungen – von der Raum- und Hotelbuchung bis zum Versand von Outlook-Einladungen. Sie bereiten Agenden vor, übernehmen das Teilnehmermanagement und organisieren auch deutschlandweite Veranstaltungen wie Moderatorenschulungen oder Hospitationen.
• Onboarding & Bewerbermanagement: Im engen Austausch mit dem Vertriebsservice und den Fachbereichen begleiten Sie Onboardings und verantworten die Organisation von Bewerbungsgesprächen – inklusive Terminabstimmung und Einladungsversand an Bewerber:innen.
• Schnittstellenfunktion & Projektunterstützung: Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Schnittstellen übernehmen Sie Verantwortung für organisatorische Abläufe, bringen sich in bereichsübergreifende Projekte ein und bearbeiten Sonderaufgaben im Umfeld der Vertriebsunterstützung.
• Teamkoordination & Meetingvorbereitung: Sie unterstützen die Vorbereitung regelmäßiger Teammeetings – etwa durch das Einladungsmanagement und die Abstimmung mit Referent:innen – und begleiten diese organisatorisch.
• Dienstleistungsbeschaffung & Rechnungsabwicklung: Sie sind zuständig für die operative Beschaffung externer Dienstleistungen, holen Angebote ein, legen EKWs an und wirken bei der Rechnungsbearbeitung mit. Die Pflege von Buchungs- und Kostenübersichten rundet Ihr vielseitiges Aufgabenspektrum ab.

Sie bringen mit:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise als Bürokauffrau/-mann – und verfügen über Erfahrung im Sekretariat oder Office Management.
• Sie sind sehr sicher im Umgang mit MS Office und kennen sich gut mit EBP, dem MICE Portal sowie Microsoft Teams aus.
• Sie kommunizieren klar, stilsicher und adressatengerecht – sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, eigenverantwortlich und lösungsorientiert. Gleichzeitig bringen Sie Teamgeist und Verlässlichkeit mit.
• Sie denken vorausschauend, erfassen komplexe Zusammenhänge schnell und üb

Uns ist wichtig, dass alle die gleichen Chancen bei der Deka haben. Wir sind davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und eine inklusive Unternehmenskultur Perspektiven erweitern, Innovationskraft und Kreativität fördern und dazu beitragen, die besten Lösungen für unseren Kundenkreis zu finden. Deshalb fördern wir Diversität und freuen uns über jede Bewerbung – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Onlinebewerbung! Bei Rückfragen steht Ihnen unser Recruiting-Team unter recruiting@deka.de gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Bewerbungen oder zusätzlichen Unterlagen per Mail annehmen dürfen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.